ISO 9001 مبني على طريقة عملك

أكثر الأسباب شيوعًا هو أبسطها: لا دورة تدقيق داخلي مكتملة ولا مراجعة إدارة قبل التدقيق. لا يستطيع المقيم التحقق من نظام لم يفحص نفسه قط. والسبب الثاني هو البند 9.1 وقد بقي فارغًا، لأن أداء العمليات لم يُقس قط، فلا توجد بيانات تُراجع، ويذكر محضر المراجعة أن النظام يعمل دون شيء يسند هذه العبارة.

ثم تأتي الإجراءات التصحيحية التي تُغلق بتصحيح دون تحديد السبب الجذري، والعمليات المسندة إلى جهات خارجية التي تقع ضمن النطاق لكنها غير مضبوطة وفق البند 8.4، ونطاق أو استثناء لا يسنده واقع المنشأة فعلًا.

الأسباب الخمسة كلها تحتاج إلى معالجة قبل موعد التدقيق. ولهذا فإن مرحلة التطبيق هي التكلفة الحقيقية للشهادة، لا مرحلة التوثيق. تتراكم السجلات بالسرعة التي يسير بها العمل، ولا يستطيع أي مستشار أن يختصر ذلك، لأن السجل لا يمكن أن يُؤرَّخ بتاريخ سابق.

يبين تحليل الفجوات أن العمل حقيقي لكنه غير مكتوب. الطلبات تُراجع والشكاوى تُحل، لكن لا يكاد شيء يترك سجلًا يستطيع المقيم أن يأخذ منه عينة.

نرسم سلسلة العمليات من الطلب إلى التسليم، ثم نكتب كل إجراء مع الأشخاص الذين ينفذون تلك الخطوة. والسجلات هي التي سيستخدمونها فعلًا: اعتماد الموردين، وشكاوى العملاء، وعمليات التسليم غير المطابقة، والإجراءات التصحيحية.

يشغّل الفريق النظام وتتراكم السجلات في العمل المعتاد. ثم يغطي التدقيق الداخلي النطاق كله، وتُغلق الملاحظات، وتُعقد مراجعة الإدارة. وتتقدم الشركة إلى جهة منح شهادات تختارها، بنظام له تاريخ يسنده.