عقد واحد لكل الأصول، وفق جدول
عقد صيانة لاثني عشر شهرًا، فيه قائمة أصول مكتوبة، وتقويم للصيانة الوقائية المخططة (PPM)، واستجابة للأعطال ضمن حدود متفق عليها، وملف شهري يثبت تنفيذه.
- المدة
- اثنا عشر شهرًا، مع مراجعة شهرية
- يُبنى على
- سجل أصول أُعد بالمعاينة، لا نموذج جاهز
- جدول الصيانة الوقائية المخططة
- يصدر خلال أسبوعين من المعاينة
- أول ملف شهري
- اليوم 30 من التشغيل
- الصيغة التجارية
- العمالة فقط أو شامل قطع الغيار
عقد الصيانة السنوي (AMC) اتفاق مدته اثنا عشر شهرًا لصيانة قائمة محددة من الأصول وفق جدول مخطط، مع استجابة للأعطال ضمن حدود متفق عليها. العقد الجيد يسرد كل أصل وينص على كل استثناء. تكتب ITF عقد الصيانة السنوي استنادًا إلى سجل أصول أُعد بالمعاينة، وتثبت عمل كل شهر بالسجل.
- 01 الاستفسار
- 02 معاينة الموقع
- 03 النطاق والعرض
- 04 التجهيز
- 05 الجدول المخطط
- 06 التنفيذ
- 07 التقرير الشهري
- 08 مراجعة الإدارة
- 09 الدورة التالية
موقع عقد واحد لكل الأصول، وفق جدول هو الخطوة 3 من دورة تشغيل FM. تستلم نطاق أعمال وعرض سعر.
الخلافات تبدأ من النطاق
أغلب عقود الصيانة السنوية التي يُطلب منا أن نحل محلها تقع في صفحة واحدة. تقول «صيانة أنظمة التدفئة والتهوية وتكييف الهواء والكهرباء والسباكة» ولا شيء غير ذلك.
لا توجد قائمة أصول، فلا يستطيع أحد أن يقول هل وحدة السطح التي أُضيفت في العام الماضي مشمولة. ولا توجد قائمة استثناءات، فيتحول كل عطل في الضاغط إلى خلاف. وعند التجديد لا يستطيع أحد أن يبين ما الذي نُفذ.
في هذا السوق يعني عقد الصيانة السنوي سنة من الصيانة لمعدات محددة بأسمائها. وله شقان: الزيارات المخططة على تقويم، والحضور حين يتعطل شيء بين تلك الزيارات. وهو ليس ترتيبًا للاستدعاء عند الطلب، تدفع فيه مقابل كل زيارة ولا يخطط فيه أحد لشيء. وليس ضمانًا، فالضمان يغطي عيوب التصنيع ويمكن أن يسقط إذا صان الوحدة مقاول غير مخول. وهو أضيق من عقد التشغيل والصيانة، الذي يدير المبنى كله.
قيمة عقد الصيانة السنوي من قيمة ملاحقه. ولعقدنا أربعة ملاحق: سجل الأصول، وتقويم الصيانة الوقائية المخططة، والاستثناءات، وجدول الأولويات.
سلّم الصيانة الوقائية المخططة
يبدأ تكرار الصيانة من توصيات الشركة المصنعة ومن ظروف تشغيل الأصل، ثم تعدله القراءات. هذه نقاط بداية معتادة، وليست وعدًا بأن موقعك سيعمل وفقها. وفي صيف المنطقة الشرقية تبدأ الفواصل الزمنية للفلاتر وملفات المكثفات قصيرة، لأن الحرارة والرطوبة والغبار تأتي معًا.
| فئة الأصل | ما تنفذه الزيارة، والسجل الذي تتركه | الفاصل الزمني الابتدائي المعتاد |
|---|---|---|
| وحدات التكييف المنفصلة والمجمعة | تنظيف الفلاتر، وفحص الملف والتصريف، وفحوص كهربائية، وقياس تيار التشغيل. ورقة خدمة الوحدة. | الفلاتر شهريًا، والخدمة الكاملة كل ربع سنة |
| وحدات مناولة الهواء ووحدات الملف والمروحة | تسجيل فرق الضغط، والتحقق من أن حوض التكثيف يصرّف، والسيور والمحامل. ورقة الوحدة وسجل الفلاتر. | فحص الفلاتر شهريًا، والملفات والتصريف كل ربع سنة |
| المبردات | درجات حرارة الاقتراب، والضغوط، وفرق درجات الحرارة، وفحوص الزيت والكهرباء. سجل المبرد واتجاه القراءات. | سجل المشغل يوميًا، والخدمة شهريًا، والعَمرة وفق جدول الشركة المصنعة |
| المضخات ومجموعات رفع الضغط | التبديل بين المضخة العاملة والاحتياطية، والضغوط، ومانعات التسرب، والاهتزاز. سجل المضخات. | شهريًا |
| المولدات الاحتياطية | التحقق من التشغيل ونقل الحمل، والبطاريات، والوقود، وسائل التبريد. سجل تشغيل المولد. | تشغيل شهري، تحت الحمل حيث يسمح الموقع؛ وخدمة سنوية |
| لوحات توزيع الجهد المنخفض | مسح بالتصوير الحراري تحت الحمل، وتصحيح جدول اللوحة. جدول اللوحة وتقرير التصوير الحراري. | فحص بصري كل ربع سنة، وتصوير حراري سنويًا |
| إنارة الطوارئ | اختبار كل وحدة إنارة وتسجيلها منفردة. سجل إنارة الطوارئ. | اختبار التشغيل شهريًا، واختبار مدة التشغيل سنويًا |
| أجهزة إنذار الحريق | اختبار كل جهاز والتحقق منه عند لوحة الإنذار. سجل الأجهزة. | تغطية كاملة بالتناوب خلال الفترة المتفق عليها |
| خزانات المياه | إحكام غطاء الفتحة، وفتحات التهوية، والشبكات الواقية، وأنبوب الفائض، والحالة العامة. سجل الخزان. | فحص كل ربع سنة، والتنظيف وفق إجراءاتك |
| الصرف | تمرير المياه في فتحات التصريف والمصائد، وتنظيف الخطوط التي تتكرر مشكلاتها بالمياه عالية الضغط. سجل دورة الصرف. | كل ربع سنة، والخطوط التي تتكرر مشكلاتها شهريًا |
| الأبواب والمصاريع ومسويات أرصفة التحميل | أجهزة السلامة، والنوابض، ومانعات التسرب، وأدوات التحكم. سجل الأبواب. | كل ربع سنة |
الملاحق الأربعة، وما يأتي بعدها
الملحق A، سجل الأصول
كل أصل برمز تعريفه وموقعه وفئته والفاصل الزمني لصيانته. وما ليس في السجل ليس مشمولًا حتى يضيفه أمر تغيير.
الملحق B، تقويم الصيانة الوقائية المخططة
الأصول في الصفوف، والأشهر الاثنا عشر في الأعمدة، مع تمييز الفواصل الزمنية المقصّرة للصيف.
الملحق C، جدول الاستثناءات
ما هو خارج النطاق ما لم يُنص عليه، بكلمات واضحة، ويُوقع قبل بدء العقد بدلًا من الخلاف عليه في الشهر السابع.
الملحق D، جدول الأولويات والاستجابة
تعريف الأولويات من P1 إلى P4، مع فترات الاستجابة والحل مكتوبة لموقعك وطاقمه ومسافة الوصول إليه بالسيارة.
الملف الشهري، من اليوم 30
المخطط مقابل المنجز، وبلاغات الأعطال بحسب الأولوية، والمهام الفائتة بأسمائها، والأعطال المتكررة لكل أصل، والعيوب خارج النطاق، وقطع الغيار مقابل المخصص لها، ووثائق المختصين التي تقترب صلاحيتها من الانتهاء، وعمل الشهر التالي.
مذكرة المراجعة السنوية
الفواصل الزمنية التي تغيرت، والأصول التي أُضيفت أو أُخرجت من الخدمة، والعامل وراء أي تغيير في السعر عند التجديد.
كيف يُكتب العقد
- 01
معاينة الموقع وترميز أصوله
كل وحدة تكييف ومضخة ولوحة كهربائية وخزان وباب ولوحة إنذار حريق تُعطى رمز تعريف وتُسجل مع حالتها. ويصبح السجل الملحق A.
- 02
تحديد الفواصل الزمنية
فواصل زمنية ابتدائية لكل فئة أصول من توصيات الشركة المصنعة وظروف التشغيل، تُقصَّر حيث تتطلب الحرارة والغبار ذلك. ويصبح التقويم الملحق B.
- 03
كتابة ما هو خارج النطاق
سوء الاستخدام، والأضرار التي يسببها طرف ثالث، والمعدات التي لم يعد إصلاحها مجديًا اقتصاديًا، والترقيات، والأعمال المرخصة للمختصين الذين تحتفظ بهم. وتصبح القائمة الملحق C.
- 04
تحديد الأولويات لكل موقع
من P1 إلى P4، مع فترات تُكتب بحسب وجود فريقنا في الموقع من عدمه، وساعات عمله، ومسافة القيادة، ومدى حرجية الأصول. وهذا هو الملحق D.
- 05
تشغيل الشهر وإثباته
زيارات مخططة وفق قائمة التحقق، وأعطال تُسجل في بلاغات بحسب الأولوية، وأول ملف شهري يُبنى من أوامر العمل.
- 06
مراجعة السنة
يبين السجل أي الفواصل الزمنية ينبغي أن تتغير، وأي الأصول تعطلت مرارًا، وما الذي ينبغي أن يغيره التجديد.
استبدال معتاد لعقد صيانة سنوي
مبنى مكاتب في العليا بالرياض لديه عقد صيانة سنوي ينتهي بعد ستة أسابيع. عقد المقاول الحالي في صفحة واحدة ولا يسرد أي أصول، ولا يستطيع العميل أن يقول متى خضع المبرد لآخر خدمة أو متى عمل المولد آخر مرة تحت الحمل.
نتجول في المبنى ونعطي رمز تعريف لكل وحدة تكييف ومضخة ولوحة كهربائية وخزان وباب ولوحة إنذار حريق. ويصبح سجل الأصول الملحق A. ويصبح تقويم الصيانة الوقائية المخططة الملحق B، وفيه الفواصل الزمنية لفلاتر وحدات السطح مقصّرة للصيف. ويسرد الملحق C الاستثناءات بكلمات واضحة، ومنها المصعد ونظام الرشاشات، اللذان يبقيان مع المختصين الحاليين وينتقلان إلى سجل الموردين لدينا.
ويحدد الملحق D الأولويات من P1 إلى P4 بفترات مكتوبة لمبنى نوفر فيه طاقمًا خلال ساعات العمل ونصل إليه بفني متنقل خارجها. ويختار العميل عقد العمالة فقط لأن عمر المعدات أقل من خمس سنوات، مع حد مذكور لكل قطعة.
وبحلول اليوم 30 يكون لدى العميل الملاحق الأربعة، وقائمة فجوات التسليم التي تبين سجل المبرد الذي لم يحتفظ به المقاول السابق قط، وأول ملف شهري. وعند التجديد يستطيع أن يبين بالضبط ما الذي حصل عليه مقابل ما دفعه خلال السنة.
التغطية والحدود والتكلفة
ما يغطيه عقد الصيانة السنوي
شكل النطاق قبل أن تغيره معاينة موقعك.
- كل أصل في السجل، بالفاصل الزمني المحدد في التقويم
- الحضور للأعطال في الأصول المدرجة، بحسب الأولوية
- المواد الاستهلاكية المعتادة: الفلاتر، والسيور، والمصابيح، والمصاهر، ومواد التشحيم، ومواد التنظيف
- القراءات والصور وسجل لكل زيارة
- الإشراف على المختصين الذين تحتفظ بهم، حيث يُنص على ذلك
- الملف الشهري والمراجعة الشهرية
ما يسرده الملحق C
لكل بند من هذه البنود عرض سعر منفصل، والحد الفاصل مكتوب في العقد قبل أن توقع.
- الأصول غير المدرجة في السجل، حتى يضيفها أمر تغيير
- الأعطال الناتجة عن سوء الاستخدام أو التخريب أو أعمال طرف ثالث
- قطع الغيار التي تتجاوز الحد المذكور في عقد صيانة سنوي شامل لقطع الغيار
- استبدال المعدات التي لم يعد إصلاحها مجديًا اقتصاديًا
- الأعمال المرخصة الخاصة بالمختص، كالمصاعد أو أنظمة الإطفاء
- الترقيات وإعادة التصميم والتركيبات الجديدة، ويُقدم لها عرض سعر كأعمال منفصلة
بين الزيارات المخططة
تعمل الاستجابة للأعطال وفق أربع أولويات. الأولوية P1 خطر على الأرواح أو السلامة أو الأمن، أو فقدان كامل لخدمة حرجة. والأولوية P2 فقدان جزئي قد يتحول إلى P1. والأولوية P3 عيب يؤثر في الراحة أو الوظيفة. والأولوية P4 عمل بسيط يمكن أن ينتظر الزيارة المخططة التالية. وتُكتب فترات كل أولوية لكل موقع في الملحق D، لأن برجًا فيه طاقم مقيم وموقعًا يصل إليه فني متنقل لا يمكن أن يشتركا في رقم واحد.
حيث ترتفع تكلفة عقود الصيانة السنوية بصمت
كثيرًا ما يُعوَّض المبلغ الشهري المنخفض عبر أوامر تغيير لقطع كان ينبغي أن تُعد من المواد الاستهلاكية. لذلك ينص العقد على ما يُعد مادة استهلاكية، وعلى القيمة للقطعة الواحدة التي إذا تجاوزتها قطعة عادت إليك بعرض سعر قبل تركيبها، وعلى قطع الغيار الحرجة التي تُحفظ في الموقع حتى لا ينتظر عطل من الأولوية P1 أحد الموردين. وتظهر كل قطعة تُركب في الملف الشهري مقابل الأصل الذي رُكبت فيه.
ما الذي يحرك الرقم
عدد الأصول وحالتها، لا مساحة المبنى. وعمر الأصول، لأن عقد الصيانة السنوي الشامل لقطع الغيار على معدات عمرها عشر سنوات يُسعَّر على أساس أعطالها. وتكرار العمل والساعات التي نكون فيها في الموقع. وفترات الاستجابة التي تختارها. وعدد المواقع والمسافة بينها بالسيارة. وإمكانية الدخول، أي فترات إيقاف التشغيل وتصاريح العمل وتصاريح دخول الموقع. والعمالة فقط أو الشمول بقطع الغيار، وأين يقع الحد. وحصة العمل الذي ينفذه مختصون نديرهم.
أسئلة قبل التوقيع
العمالة فقط أم شامل قطع الغيار: أيهما نختار؟
يعتمد ذلك على عمر الأصول ومدى تقبلك للمفاجآت. المعدات الحديثة التي ما زالت تحت الضمان نادرًا ما تحتاج إلى قطع غيار، فيكون عقد العمالة فقط أرخص في العادة. أما المعدات الأقدم فتتعطل أكثر، وعقد الصيانة السنوي الشامل لقطع الغيار بحد معقول يحول تلك الأعطال إلى تكلفة شهرية معروفة. ونسعّر الخيارين على النطاق نفسه.
هل استدعاءات الأعطال غير محدودة؟
الحضور للأعطال في الأصول المدرجة مشمول بالأولوية التي يستحقها. أما الأعطال الناتجة عن سوء الاستخدام أو أعمال طرف ثالث، أو في أصول غير مدرجة في السجل، فلها عروض أسعار منفصلة، وهذا الحد مكتوب في الملحق C قبل أن توقع. وإن كان في العقد حد أقصى لعدد الاستدعاءات، فهو مكتوب في العقد، ولا يُكتشف في الشهر السابع.
هل يمكننا إضافة أصول خلال السنة؟
نعم. يُحدث السجل، ويُدرج الأصل الجديد في التقويم، ويُكتب فرق السعر في أمر تغيير قبل بدء العمل لا بعده.
هل تصونون معدات ما زالت تحت ضمان الشركة المصنعة؟
في العادة نعم، لكننا نقرأ شروط الضمان معك أولًا. فبعض الشركات المصنعة تقيد من يحق له صيانة الوحدة خلال فترة الضمان. وحين تفعل ذلك، تبقى صيانة الوحدة لدى الشركة المصنعة، وتُدرج الشركة في سجل الموردين.
ماذا يحدث حين لا يعود إصلاح أصل مجديًا اقتصاديًا؟
تحصل على المبررات مكتوبة: العمر، وسجل الإصلاحات، وتكلفة الاستمرار، وما يتطلبه الاستبدال من دخول وتوقف عن العمل. ثم يكون القرار لك. ويُقدم عرض سعر للاستبدال كأعمال منفصلة، خارج عقد الصيانة السنوي.
ماذا يحدث عند التجديد؟
توضح مذكرة المراجعة السنوية أي الفواصل الزمنية تغيرت ولماذا، وأي الأصول أُضيفت أو أُخرجت من الخدمة، وما يقوله السجل عن السنة. وإن تغير السعر، تذكر المذكرة العامل الذي غيّره.
حول العقد
الصيانة المخططة
كيف يُبنى تقويم الصيانة الوقائية المخططة في الملحق B، أصلًا أصلًا.
اقرأ المزيدFMاتفاقية مستوى الخدمة ومؤشرات الأداء الرئيسية
الأولويات، والعدادات الزمنية، وقواعد إيقافها المؤقت، التي يقوم عليها الملحق D.
اقرأ المزيدFMالتجهيز
الأيام الثلاثون الأولى بعد توقيع عقد الصيانة السنوي.
اقرأ المزيدFMعقد الصيانة السنوي أم الاستدعاء عند الطلب
التكلفة الفعلية لكل منهما بأرقامك أنت.
اقرأ المزيدDigitalلوحات المتابعة والتقارير
الأرقام الشهرية نفسها، تُغذى بها تقاريرك الخاصة.
اقرأ المزيدجزء من نظام واحد
كل قطاع يحفظ سجلاته وفق المعيار نفسه، فيعمل القطاع الثاني الذي تحتاجه بالطريقة التي عمل بها الأول.
اطلب نطاقًا لعقد الصيانة السنوي
أرسل إلينا العقد الذي لديك الآن، مهما كان مقتضبًا. والمعاينة تحوله إلى سجل أصول وأربعة ملاحق.